O prontuário é um dos documentos mais importantes de qualquer serviço de saúde. Ele registra a história clínica do paciente, embasa decisões do profissional e, em caso de questionamento ou processo, costuma ser a principal prova do que foi feito e por que foi feito. Justamente por isso, a forma como ele é guardado, protegido e, um dia, descartado não pode ser improvisada.
Quanto tempo é preciso guardar
A referência principal é a Resolução CFM 1.821/2007. Ela estabelece que o prontuário em papel, quando não foi digitalizado, deve ser guardado por no mínimo 20 anos a contar do último registro do paciente. Já para o prontuário arquivado eletronicamente, em meio digitalizado ou microfilmado dentro dos requisitos técnicos, a resolução prevê guarda permanente. Em situações específicas, como pacientes que eram crianças na época do atendimento ou casos com litígio em andamento, é prudente guardar por ainda mais tempo.
Mínimo de 20 anos
Contados a partir do último registro do paciente. Só depois desse prazo, e observadas as cautelas do caso, é possível pensar em eliminação.
Guarda permanente
Para o prontuário digitalizado ou microfilmado dentro dos requisitos técnicos, a orientação é de guarda permanente, sem prazo final para descarte.
Guardar não basta: é preciso proteger. O prontuário contém dados pessoais sensíveis, categoria que a Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei 13.709/2018, trata com cuidado reforçado. Isso significa controlar quem tem acesso, registrar quem consultou cada informação, manter o ambiente físico ou o sistema seguro e adotar medidas contra perda, vazamento e acesso indevido. Um arquivo aberto, uma planilha sem senha ou um sistema sem controle de acesso já são, por si só, um risco concreto.
O descarte também tem jeito certo. Eliminar antes do prazo expõe o serviço a responsabilização, porque destrói prova e descumpre o dever de guarda. Por outro lado, quando o prazo se encerra, o descarte deve ser feito de forma segura, que torne o conteúdo irrecuperável, e idealmente com registro do que foi eliminado. Jogar documentos com dados de saúde no lixo comum, sem fragmentação ou destruição adequada, é uma falha de segurança que pode gerar consequências sob a LGPD.
Prazo de guarda e proteção de dados andam juntos. Cumprir os 20 anos do CFM não basta se, nesse período, o prontuário ficou exposto sem controle de acesso. Os dois deveres precisam ser atendidos ao mesmo tempo.
No Fernandes Ferreira Advogados, ajudamos clínicas, consultórios e instituições de saúde a estruturar políticas de guarda, acesso e descarte de prontuários em linha com as resoluções do CFM e com a LGPD. Organizar isso de forma preventiva protege o paciente, resguarda o profissional e evita que um documento essencial se transforme em fonte de problema.
Precisa de ajuda com isso no seu negócio?
O escritório atua de forma preventiva e estratégica. Fale com a gente e entenda como aplicar ao seu caso.
Falar no WhatsAppConteúdo de caráter informativo. Não constitui parecer ou consultoria jurídica, que dependem da análise do caso concreto. Em conformidade com as normas da OAB sobre publicidade na advocacia.